BỘ QUY ĐỊNH, QUY CHẾ VÀ PHÂN QUYỀN CÔNG TY

BỘ QUY ĐỊNH, QUY CHẾ VÀ PHÂN QUYỀN CÔNG TY
IDECO PHARMA 
Tài liệu ban hành nội bộ - Cập nhật mới nhất
Nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và minh bạch
IDECO QUYẾT TÂM CHUYỂN ĐỔ SỐ AI- CHUYÊN NGHIỆP - HIỆN ĐẠI VÀ NÂNG CÁO HIỆU XUẤT LÀM VIỆC MỚI
Văn hóa công ty
GIAO TIẾP & GIÁ TRỊ CỐT LÕI
Tôn trọng giá trị công ty - đồng nghiệp - môi trường làm việc
Văn hóa giao tiếp là một phần không thể thiếu trong văn hóa IDECO – nơi thể hiện rõ bản sắc riêng và tinh thần của chúng ta. Mỗi lời nói, mỗi cách ứng xử đều phản ánh sự tôn trọng với môi trường làm việc, với đồng nghiệp và với những người cùng đồng hành.
Khi chúng ta giao tiếp chuẩn mực – lịch sự – văn minh – tôn trọng, đó không chỉ là phép lịch sự, mà còn là hình ảnh chuyên nghiệp, là cách để mình được mọi người yêu quý và tin tưởng hơn mỗi ngày.
Giá trị cốt lõi IDECO
Tinh thần đoàn kết - hợp tác
Chúng ta cùng nhau xây dựng một môi trường làm việc hỗ trợ, chia sẻ và cùng phát triển.
Luôn đặt mục tiêu chung lên hàng đầu.
Chủ động giúp đỡ đồng nghiệp khi cần.
Văn minh trong giao tiếp - cư xử chuẩn mực
Giao tiếp rõ ràng, trung thực và tôn trọng là nền tảng cho mọi mối quan hệ.
Luôn giữ thái độ lịch sự, chuyên nghiệp.
Lắng nghe và thấu hiểu ý kiến của người khác.
Đạo đức nghề nghiệp là thước đo phẩm chất
Sự chính trực và trách nhiệm trong công việc là giá trị cốt lõi của mỗi cá nhân.
Tuân thủ các quy tắc đạo đức.
Chịu trách nhiệm về hành động và lời nói.
Văn hóa công ty IDECO chính là niềm tự hào của mỗi chúng ta – là điều khiến chúng ta khác biệt, khiến mỗi người thấy tự tin, gắn bó và trân trọng công việc mình đang làm. Cùng nhau, chúng ta không chỉ xây dựng công ty, mà còn xây dựng một môi trường làm việc đầy yêu thương, tôn trọng và ý nghĩa.
GIÁM ĐỐC
NGUYỄN TẤN MINH TRIẾT
I. QUY ĐỊNH CHUNG VỀ THỜI GIAN VÀ VĂN HÓA LÀM VIỆC TẠI IDECO CHÚNG TA
Giờ làm việc chính thức tại Ideco Pharma là từ 8h30 sáng đến 5h30 chiều, áp dụng từ Thứ Hai đến Thứ Sáu. Đây là khung giờ cần thiết để đảm bảo sự phối hợp và hiệu quả công việc tối ưu.
Yêu cầu tất cả nhân viên có mặt đầy đủ và làm việc hiệu quả trong khung giờ quy định.
Văn hóa giao tiếp
Chúng tôi đề cao một môi trường làm việc chuyên nghiệp, nơi văn hóa giao tiếp được xây dựng trên nền tảng của sự chuẩn mực, lịch sự, lễ phép và tôn trọng.
Áp dụng cho mọi mối quan hệ nội bộ: giữa đồng nghiệp, cấp trên và cấp dưới.
Thực hiện nghiêm túc và chuyên nghiệp khi giao tiếp với đối tác và khách hàng bên ngoài.
Chủ động trong công việc
Mỗi nhân viên là một mắt xích quan trọng trong hệ thống, do đó sự chủ động là yếu tố then chốt để đạt được mục tiêu chung:
Nắm rõ mô tả công việc và trách nhiệm cá nhân của mình.
Hiểu rõ và cam kết với các Chỉ số hiệu suất chính (KPI) được giao.
Chủ động xử lý công việc để hoàn thành mục tiêu đã định một cách hiệu quả nhất.
Mục tiêu đóng góp
Ideco Pharma kỳ vọng mỗi nhân viên sẽ có những đóng góp thực sự hiệu quả và thiết thực vào sự phát triển chung của công ty:
Mở rộng và phát triển tệp khách hàng, thị trường mới.
Đảm bảo tăng trưởng doanh thu bền vững.
Cùng nhau xây dựng môi trường làm việc ngày càng chuyên nghiệp, hiệu quả và gắn kết.
II. QUY ĐỊNH VỀ HỌP ĐỊNH KỲ VÀ NGHỈ PHÉP
Họp định kỳ
Các cuộc họp định kỳ được tổ chức nhằm đánh giá tiến độ, điều chỉnh kế hoạch và đảm bảo mọi bộ phận đều hướng tới mục tiêu chung:
Họp cuối tuần (Thứ 6): Đánh giá tổng kết công việc hàng tuần và điều chỉnh kế hoạch cho tuần tiếp theo.
Họp kinh doanh: Tổ chức định kỳ vào giữa tháng và cuối tháng để theo dõi sát sao tiến độ, tối ưu hóa chiến lược và đạt mục tiêu doanh số.
Họp quý: Cùng Ban Giám đốc đánh giá tổng thể kết quả kinh doanh, phân tích chiến lược và định hướng phát triển trong quý.
Yêu cầu bắt buộc: Tất cả các bộ phận phải hoàn thành và nộp báo cáo sơ bộ về kết quả công việc/kinh doanh trước mỗi cuộc họp để đảm bảo hiệu quả.
Quy định nghỉ phép
Để đảm bảo sự sắp xếp công việc hợp lý và không ảnh hưởng đến hoạt động chung, mọi yêu cầu nghỉ phép cần tuân thủ quy trình sau:
Tất cả yêu cầu nghỉ phép phải được khai báo và xử lý trên hệ thống ERP của công ty.
Nghỉ phép dưới 3 ngày:
Yêu cầu được cấp trên trực tiếp xác nhận và duyệt.
Nghỉ phép trên 3 ngày:
Báo trước tối thiểu 1 ngày làm việc.
Yêu cầu nghỉ phép sẽ do Giám đốc duyệt sau khi có xác nhận từ cấp quản lý trực tiếp.
Lưu ý quan trọng: Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thời gian, văn hóa làm việc, họp định kỳ và nghỉ phép là nền tảng để xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch và hiệu quả tại IDECO Pharma, góp phần vào sự thành công chung của công ty.
III. QUY ĐỊNH VỀ KẾ HOẠCH, BÁO CÁO VÀ KPI
Lập Kế hoạch - Checklist và Báo cáo
01
Lập Kế hoạch Tuần - Checklist
Bắt buộc thực hiện trên hệ thống ERP (Menu KPI).
Nội dung này được dùng để đánh giá thành tích KPI tháng của mỗi cán bộ nhân viên về chuyên cần và thực hiện nhiệm vụ.
Kế hoạch cần được khai báo rõ ràng, cụ thể.
02
Nội dung Kế hoạch & Báo cáo
Kế hoạch phải xác định rõ mục tiêu và KPI có thể đo lường được, tránh viết chung chung.
Các hành động phải cụ thể, chi tiết và liên quan trực tiếp đến mục tiêu.
Mục Báo cáo Cuối Tuần phải được khai báo đầy đủ theo nội dung kế hoạch đã đặt ra và làm căn cứ xem xét đánh giá.
03
Lưu trữ Kế hoạch
Tất cả kế hoạch tuần sẽ được lưu trữ trên hệ thống ERP trong vòng 4 tuần của kỳ tháng.
Hệ thống sẽ tự động xóa sau khi kỳ thanh toán lương kết thúc.
Việc lưu trữ này là căn cứ quan trọng để đánh giá hoạt động chuyên cần trong quản lý.
04
Đối tượng & Yêu cầu
Tất cả nhân viên bắt buộc thực hiện kế hoạch tuần.
Cấp quản lý được khuyến khích lập kế hoạch tháng theo yêu cầu của Ban Giám đốc (nếu có).
Báo cáo Giao dịch và Báo cáo Kết quả Cuối kỳ
Báo cáo Giao dịch Khách hàng
Bắt buộc khai báo trên hệ thống ERP ngay sau khi giao dịch.
Nội dung cần viết rõ ràng, súc tích, thể hiện thông tin hai chiều (đã trao đổi gì, phản hồi ra sao).
VI PHẠM: Không khai báo hoặc khai báo không đúng yêu cầu có thể bị giảm trừ điểm KPI (từ 5% đến 15%).
Báo cáo Cuối Kỳ
Báo cáo kết quả đánh giá KPI cá nhân: Nộp trước ngày 5 tháng tiếp theo.
Báo cáo của bộ phận Kế toán: Nộp trước ngày 9 tháng mới.
Báo cáo thuế- báo cáo kế toán: phải giữ email và trình bày thuyết minh cho BGĐ nghiệp vụ mới kết thúc.(Nội dung này bắt buột phải thực hiện - quy tránh nhiệm KPI )
Nếu báo cáo KPI cuối kỳ gửi chậm trễ, kỳ thưởng KPI sẽ bị dời sau ngày 15 trong tháng theo kỳ thanh toán chung.
Tính Cam kết & Nhiệm vụ
Việc hoàn thành KPI tốt phụ thuộc vào tính kỷ luật, quyết tâm và năng lực làm việc.
Không tuân thủ quy định chung trong kỳ sẽ bị xem xét trừ điểm KPI trong tháng (5% - 10%).
Chi tiết theo mức KPI quy định trong bảng KPI.
BỘ PHẬN KINH DOANH
TRÁCH NHIỆM - NHIỆM VỤ QUẢN LÝ KINH DOANH THUỘC BAN GIÁM ĐỐC (MS HƯƠNG)
Quản lý Hoạt Động Kinh Doanh
Phụ trách  kinh doanh tổng thể của công ty.
Quản lý và triển khai hoạt động kinh doanh theo nhóm hàng (thuốc vs mỹ phẩm/không thuốc), khu vực địa lý và phân khúc khách hàng (nhà thuốc, spa, đại lý, online…).
Đề xuất các chính sách giá, chiết khấu, khuyến mãi phù hợp cho từng nhóm khách hàng.
Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan (Quản lý Kế toán Kho vận, Quản lý Kho, Phụ trách kho) để đảm bảo khả năng cung ứng hàng hóa trước khi bán hàng.
Quản lý Danh Mục Khách Hàng
Xây dựng và duy trì mối quan hệ bền vững với khách hàng, đảm bảo sự hài lòng tối đa.
Nắm rõ 100% thông tin khách hàng hiện tại, phân loại theo tiềm năng, mức độ trung thành, rủi ro, hoặc đã ngừng hợp tác.
Duy trì mối quan hệ chiến lược với khách hàng lớn/chủ chốt cùng Ban Giám đốc.
Xử lý các khiếu nại nghiêm trọng hoặc tình huống vượt thẩm quyền nhân viên.
Tham gia đề xuất chính sách giá đặc biệt cho khách hàng mới hoặc khách VIP.
Hỗ Trợ Nhân Viên Kinh Doanh
Hướng dẫn và hỗ trợ đội ngũ kinh doanh đạt được hiệu suất cao nhất.
Hỗ trợ phân công quản lý và giám sát khách hàng, điều phối bán hàng, phân nhóm khách cho nhân viên Phụ trách Điều phối & Phát triển Khách hàng.
Hướng dẫn triển khai công việc theo quy định và định hướng:
Cách tiếp cận khách hàng ngành dược – mỹ phẩm.
Kỹ năng đàm phán, xử lý từ chối và chăm sóc sau bán hàng.
Tuân thủ thông điệp cốt lõi: “Nguồn hàng minh bạch – Tuân thủ GDP – Giao hàng tin cậy”.
Kiểm tra tính chính xác & nhất quán của bảng giá, cam kết giao hàng và chính sách công nợ.
Quản Lý Doanh Thu & Công Nợ
Giám sát hiệu quả tài chính và đảm bảo dòng tiền ổn định cho công ty.
Theo dõi doanh thu thực tế so với kế hoạch theo ngày/tuần/tháng.
Phân tích doanh thu chi tiết theo nhóm hàng (thuốc/mỹ phẩm), nhân viên phụ trách và xu hướng tăng/giảm.
Phối hợp với kế toán công nợ để giám sát tỷ lệ công nợ quá hạn, phê duyệt hạn mức công nợ và đề xuất ngừng giao hàng khi có rủi ro cao.
Đảm bảo tỷ lệ thu hồi công nợ đạt mục tiêu của công ty (ví dụ: ≥95% trong 30 ngày).
Đảm Bảo Tuân Thủ & Giá Trị Thương Hiệu
Bảo vệ uy tín và khẳng định vị thế của IDECO trên thị trường.
Đảm bảo toàn bộ hoạt động kinh doanh phù hợp với tiêu chuẩn GDP (đặc biệt với thuốc), bao gồm:
Không hứa hẹn giao hàng nếu không đảm bảo điều kiện bảo quản.
Không bán hàng không rõ nguồn gốc.
Duy trì hình ảnh “IDECO – Phân phối uy tín, minh bạch” trong mọi tương tác với khách hàng.
Báo cáo kịp thời các rủi ro pháp lý, thanh tra, hàng giả cho Ban Giám đốc.
Báo Cáo & Ra Quyết Định
Cung cấp thông tin chiến lược để Ban Giám đốc đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả.
Lập báo cáo kinh doanh định kỳ (tuần/tháng/quý) cho Giám đốc, bao gồm:
Doanh thu, lợi nhuận gộp theo nhóm hàng.
Tình hình công nợ.
Đề xuất chiến lược tiếp theo.
Tham mưu cho Ban Giám đốc về các vấn đề quan trọng như:
Mở rộng thị trường.
Thay đổi chính sách phân phối.
Đầu tư vào công cụ hỗ trợ bán hàng (CRM, phần mềm…).
BỘ PHẬN KINH DOANH
TRÁCH NHIỆM - NHIỆM VỤ PHỤ TRÁCH ĐIỀU PHỐI & PHÁT TRIỂN KINH DOANH
(Báo cáo cho Quản lý Kinh doanh hoặc Trực tiếp cho Ban Giám đốc – tùy cơ cấu IDECO)
I. QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG HIỆN TẠI
Hàng ngày
Kiểm tra đơn hàng mới từ khách hàng (qua điện thoại, Zalo, email, form web…)
Xác nhận đơn hàng:
Có hàng trong kho?
Giá/chính sách còn hiệu lực?
Hạn dùng phù hợp?
Phối hợp với kế toán bán hàng và Phụ trách kho để tạo lệnh xuất kho & hóa đơn
Cập nhật tình trạng đơn hàng cho khách: “Đã xử lý”, “Đang giao”, “Đã giao thành công”
Ghi nhận & xử lý phản hồi / khiếu nại (giao chậm, hàng sai, bao bì…)
TỔNG HỢP ĐƠN HÀNG DO MÌNH PHỤ TRÁCH TRONG NGÀY GỞI KẾ TOÁN - KHO ĐỂ CHUẨN BỊ HÀNG
Hàng tuần
Gọi/ nhắn tin chăm sóc khách hàng định kỳ:
Hỏi tình hình tồn kho, nhu cầu đặt hàng
Giới thiệu sản phẩm mới / chương trình khuyến mãi
Cập nhật hồ sơ khách hàng: thông tin liên hệ, loại hình (nhà thuốc, spa, đại lý…), lịch sử mua
Phối hợp với kế toán công nợ để nhắc thanh toán nếu quá hạn
Hàng tháng
Phân tích doanh số theo khách hàng: top/bottom, tăng trưởng, giảm sâu
Đề xuất chính sách ưu đãi cá nhân hóa cho khách trung thành hoặc tiềm năng
Tổng hợp nhu cầu sản phẩm từ khách → báo lên quản lý để điều chỉnh nhập hàng
II. PHÁT TRIỂN KHÁCH HÀNG MỚI (Business Development)
Nghiên cứu thị trường
Xác định phân khúc mục tiêu:
Thuốc: nhà thuốc lẻ, phòng khám, bệnh viện tư
Mỹ phẩm/không thuốc: spa, salon, cửa hàng mỹ phẩm, đại lý online
Lập danh sách lead tiềm năng theo khu vực (TP.HCM, tỉnh lân cận…)
Phân tích đối thủ cạnh tranh: họ bán gì? giá ra sao? chính sách thế nào?
Tiếp cận & chốt khách
Gửi bảng giá + chính sách phân phối (riêng cho thuốc & mỹ phẩm)
Gặp gỡ trực tiếp / gọi điện / gửi mẫu thử (nếu có)
Trình bày lợi thế IDECO:
Nguồn hàng rõ ràng (Cao Mai, UVS Thái Lan)
Tuân thủ GDP → uy tín, an toàn
Giao hàng nhanh, hỗ trợ linh hoạt
Đàm phán & ký thỏa thuận hợp tác ban đầu (có thể không cần hợp đồng cứng)
Chuyển đổi & theo dõi
Hướng dẫn khách cách đặt hàng lần đầu
Đảm bảo đơn hàng đầu tiên được giao đúng – đủ – nhanh → tạo niềm tin
Đưa khách mới vào hệ thống chăm sóc định kỳ
Khai báo hoạt động giao dịch khách hàng trên ERP mỗi phát sinh khách hàng mới
Khai báo mỗi phát sinh khách hàng mới giao dịch xong
Kiểm tra giao dịch định kỳ trong tuần
Cập nhật nội dung giao dịch báo cáo - mang tính cập nhật tình huống thực tế phát sinh tại thời điểm
III. ĐIỀU PHỐI NỘI BỘ – KẾT NỐI VỚI CÁC BỘ PHẬN
Làm cầu nối giữa khách hàng – kho – kế toán – giao nhận:
Ví dụ: Khách cần giao gấp → báo kho ưu tiên xuất → báo giao nhận sắp xếp xe
Cung cấp dự báo đơn hàng cho kho & kế toán (để chuẩn bị hàng & hóa đơn)
Phản hồi vấn đề tồn kho/lỗi hàng từ khách → phối hợp xử lý với kho & NCC
Cập nhật chính sách giá/khuyến mãi mới từ công ty → truyền đạt đúng cho khách
IV. QUẢN LÝ SẢN PHẨM – HỖ TRỢ BÁN HÀNG
Nắm rõ danh mục sản phẩm:
Thuốc: nguồn gốc, công dụng, giá sỉ, hạn dùng trung bình
Mỹ phẩm: thương hiệu, xuất xứ (Thái Lan), điểm bán chạy, CO/CQ
Cập nhật tình trạng hàng: đang có / sắp về / ngừng kinh doanh
Đề xuất sản phẩm mới dựa trên nhu cầu thị trường hoặc phản hồi khách
Chuẩn bị tài liệu bán hàng: hình ảnh, mô tả, bảng so sánh, cam kết chất lượng
V. BÁO CÁO & CHỈ TIÊU
Theo dõi KPI cá nhân:
Số khách hàng mới/tháng
Doanh số thuốc / không thuốc
Số đơn hàng do mình lập trong kỳ
Hoàn thành nhiệm vụ
Lập báo cáo tuần/tháng:
Danh sách khách mới
Doanh số theo nhóm hàng
Vấn đề phát sinh & đề xuất giải pháp
Tham gia họp kinh doanh định kỳ để góp ý chiến lược phân phối
CHÍNH SÁCH BÁN HÀNG 
A. Đối với nhóm Mỹ dược phẩm - Mỹ phẩm
Chính sách này áp dụng cho các sản phẩm Mỹ dược phẩm và Mỹ phẩm, bao gồm:
Nhóm UVS nhập khẩu từ Thái Lan.
Dầu gội Hamifa sản xuất trong nước.
Quý khách hàng vui lòng tham khảo danh mục bảng giá chi tiết trong mục "CÔNG CỤ QUẢN LÝ" (Icon) trên hệ thống ERP, phần tra cứu dược mỹ phẩm.
Lưu ý chung về giá: Bảng giá trên hệ thống ERP là giá bán lẻ tiêu dùng (đã bao gồm khung thuế VAT tạm tính 8%).
1. Đối tượng: Nhà Thuốc - Shop Bán Lẻ
Mức chiết khấu từ giá tiêu dùng sẽ là bình quân
35% ( nếu lấy từ 4 SKU/sản phẩm )
 45% ( nếu lấy từ 10SKU/Sản phẩm)
Hỗ trợ đổi trả trong 60 ngày kể từ ngày nhập hàng.
2. Đối với Nhà Phân Phối (NPP)
Công ty định nghĩa NPP là các công ty dược phẩm, công ty dược mỹ phẩm hoặc đại lý mỹ phẩm có khả năng hợp tác phân phối tại các khu vực tỉnh thành. Công ty cho phép nhiều NPP cùng phân phối trong một khu vực, miễn là không trùng lặp sản phẩm hợp tác.
2.1. Chính sách chiết khấu cơ bản
Sản phẩm nhóm UVS (nhập khẩu): chiết khấu 50% từ giá bán lẻ.
Dầu gội Hamifa (trong nước): chiết khấu 48% từ giá bán lẻ.
2.2. Chính sách thưởng doanh thu
Nhà Phân Phối sẽ được hưởng mức thưởng thêm dựa trên giá trị hoặc số lượng đơn hàng, sau khi đã áp dụng chiết khấu thương mại:
Thưởng theo giá trị đặt hàng:
Nếu giá trị đặt hàng từ 10 triệu đồng: thưởng thêm 14%.
Nếu giá trị đặt hàng từ 16 triệu đồng: thưởng thêm 20%.
Thưởng theo sản lượng (áp dụng cho NPP hợp tác với 1-2 sản phẩm):
Nếu đặt hàng 16 sản phẩm cùng loại trở lên: thưởng thêm 14%.
Nếu đặt hàng 36 sản phẩm cùng loại trở lên: thưởng thêm 20%.
2.3. Hỗ trợ đổi trả và bán thử
Chính sách đổi trả và bán thử được áp dụng trong 90 ngày kể từ ngày nhập hàng.
2.4. Hỗ trợ thanh toán
Công ty có thể xem xét hỗ trợ 30% - 50% giá trị đơn hàng trong 30 ngày. Phần còn lại của đơn hàng cần được thanh toán trước khi giao hàng.
3. Đối với chuỗi Nhà Thuốc lớn : Áp dụng chung mức giá chào nhóm UVS là giá bán lẻ chiết khấu từ 45% - 50% thương lương từng tình huống cụ thể - Nội dung này cần bàn bạc với cấp quản lý - Ban giám đốc trước khi áp dụng chào hàng cho nhóm chuỗi Mỹ Phẩm- Chuỗi Nhà Thuốc.
4. Chính sách công tác viên: là chính sách bán lẻ cho NT nhưng thưởng theo tổng giá trị đặt hàng cho công tác viên từ 15% -20% - Ký thỏa thuận  cộng tác viên - bảng thỏa thuận hãy tham khảo trên hệ thống ERP
B. Đối với nhóm thuốc
1. Đối Tượng Áp Dụng và Điều Kiện Mua Hàng
Chính sách này áp dụng cho các đối tác đáp ứng các điều kiện sau:
Khách hàng phải có giấy phép hoạt động dược phẩm hợp lệ (GPP hoặc GPD). Vui lòng xác nhận thông tin này trước khi thực hiện giao dịch.
Phải có mã số thuế và đăng ký kinh doanh theo quy định.
Toàn bộ đơn hàng sẽ được xuất hóa đơn VAT 100%.
2. Chính Sách Giá và Chiết Khấu
Toàn bộ danh mục sản phẩm dược phẩm được áp dụng giá niêm yết (giá bán lẻ hoặc giá kê khai trên cổng dược của Bộ Y tế). Mức chiết khấu cụ thể sẽ được áp dụng dựa trên số lượng đặt hàng:
Mức chiết khấu áp dụng cho đơn hàng từ 6 hộp trở lên.
Mức chiết khấu cao hơn áp dụng cho đơn hàng từ 12 hộp trở lên.
Quý khách hàng vui lòng tham khảo chi tiết các mức chiết khấu trong phần "Tra cứu danh mục thuốc" (biểu tượng màu xanh) trên hệ thống ERP.
3. Quy Định Về Thanh Toán
Tất cả đơn hàng phải được xuất hóa đơn 100% theo quy định. ( Ngoài trừ chuỗi NL lớn )
4. Chính Sách Đổi Trả
Sản phẩm dược phẩm không áp dụng chính sách đổi trả.
Do đó, Quý khách hàng vui lòng kiểm tra kỹ hạn sử dụng, điều kiện bảo quản sản phẩm và quy trình vận chuyển trước khi xác nhận nhận hàng để đảm bảo chất lượng và tính hợp lệ của sản phẩm.
5. Áp Dụng Bảng Giá Chung
Chính sách giá và bảng giá chung tại hệ thống được áp dụng thống nhất cho các đối tượng sau ( vào CÔNG CỤ QL vào meun tra cứu Thuốc - lưu ý đây là ứng dụng tạo báo giá tích hợp
Nhà Thuốc
Công ty Dược phẩm
Đại lý Dược
6. Chính Sách Đặc Biệt Cho Chuỗi Nhà Thuốc Lớn
Đối với các chuỗi Nhà Thuốc lớn, mức giá chào hàng sẽ căn cứ vào mức chiết khấu cao nhất (áp dụng cho đơn hàng từ 12 hộp) trong bảng giá danh mục.
Ghi chú quan trọng: Khi lập đơn hàng, vui lòng đảm bảo áp dụng đúng mức chiết khấu theo quy định về số lượng mua.
 PHÂN QUYỀN VÀ QUY ĐỊNH VỀ KINH DOANH
1. Phát Triển Khách Hàng (KD)
1
Mục tiêu khai thác Khách hàng
Nhân viên kinh doanh phải chủ động khai thác khách hàng mới.
Ưu tiên việc này mỗi ngày.
2
Chỉ tiêu hoạt động tối thiểu
Mỗi ngày phải bán được ít nhất 1 sản phẩm.
Hoặc gọi điện tương tác và khai báo trên báo cáo giao dịch ERP ít nhất 3 khách hàng trước khi kết thúc ca làm việc.
3
Đối tượng Khách hàng
Phát triển nhà thuốc, chuỗi nhà thuốc, nhà thuốc bệnh viện, phòng khám trên phạm vi không giới hạn khu vực.
Phát triển khách hàng cấp độ phân phối/đại lý: Phân chia khu vực tùy theo tình hình thực tế. Nhân viên đảm nhiệm sẽ chăm sóc và phát triển mới khách hàng thuộc cấp nhà phân phối trong khu vực.
4
Phạm vi quản lý khách hàng & Báo cáo
Mỗi nhân viên được giao một số khách hàng công ty đã khai thác để quản lý.
Điểm KPI chăm sóc khách hàng được thiết lập theo chỉ số phát triển đơn hàng.
Nhân viên quản lý nhóm/danh sách khách hàng phải báo cáo hoạt động kinh doanh của nhóm phụ trách trong kỳ báo cáo KPI tháng.
Báo cáo giao dịch trên ERP: là thước đo năng lực phát triển khách hàng mới, trách nhiệm khai báo và tuân thủ quy định kinh doanh khi đánh giá KPI.
Báo cáo trên ứng dụng quản lý khách hàng: làm căn cứ đánh giá thành tích quản lý, chăm sóc khách hàng. Yêu cầu tuân thủ thực hiện định kỳ.
Quy Định Tạo Mã Khách Hàng & Sản Phẩm trên ERP
Tạo mã khách hàng (ERP):
Nhà thuốc: DP-NT-TÊN
Công ty dược Phân phối: DP-PP-TÊN
Chuỗi Nhà thuốc: DP-CNT-TÊN
Đại lý mỹ phẩm: ĐLMP-TÊN
Cộng tác viên: CTV-TÊN
Khách hàng mới do nhân viên khai thác phải thêm đuôi tên nhân viên và số tháng mở thành công (Ví dụ: .TRUNG10).
Tạo mã sản phẩm trên ERP-MISA (do bộ phận Kế toán phụ trách):
Thuốc: TH-TÊN Quy cách đóng gói đơn vị (không nêu công dụng).
Sản phẩm UVS: UVS-TÊN Quy cách (không nêu công dụng).
Mỹ phẩm khác: MP-TÊN Quy cách.
2. Phân Quyền về Giá và Chiết Khấu cho Bán hàng - Đổi Trả
Đề xuất Chiết khấu/Giảm giá
Mọi điều chỉnh ngoài chính sách phải được lập đề xuất rõ ràng, cụ thể trên hệ thống ERP để Ban Giám đốc xem xét duyệt.
Quản lý kế toán - kế toán tổng hợp phải kiểm tra và xác nhận phù hợp định biên lợi nhuận, chi phí.
Quản lý Kinh doanh được phân quyền: được phép duyệt chính sách giảm giá, chiết khấu thêm cho nhân viên ở mức dưới 10% so với mức giá, chiết khấu đã quy định.
Lợi nhuận gộp tối thiểu
Khi đề xuất giảm giá, phải đảm bảo lợi nhuận gộp của một sản phẩm không nhỏ hơn 10.000 VNĐ nếu sản phẩm có giá bán lẻ từ 100.000 VNĐ trở lên.
Kế toán: Quản lý bộ phận kế toán được phân quyền xác nhận các đề xuất giá bán sản phẩm có lợi nhuận gộp/đơn vị sản phẩm trên 10.000 VNĐ, trước khi trình Ban Giám đốc duyệt.
Trường hợp đặc biệt: giảm tồn kho, sản phẩm gần hết hạn dùng, Ban Giám đốc sẽ xem xét duyệt bổ sung.
Quy định Ký quỹ/Đổi trả
Khách hàng hợp tác thuốc: Không áp dụng đổi trả quá 7 ngày sau khi nhận hàng.
Khách hàng Non-Drug (Bán lẻ): Cho phép đổi trả trong vòng 60 ngày (kênh bán lẻ) hoặc 90 ngày (kênh phân phối).
3. Quy định về Công Nợ
Mức nợ tối đa
Mức cho nợ tối đa là 50% giá trị đơn hàng trong 30-45 ngày cho khách hàng kênh truyền thống (GT).
Công ty không cho nợ 100% đối với khách hàng kênh truyền thống.
Cấp quản lý được phân quyền duyệt mức nợ 50% theo khung trên.
Đối với khách hàng nợ 100%, Ban Giám đốc là người duyệt cuối cùng.
Điều kiện duyệt nợ
Yêu cầu hỗ trợ công nợ phải có đủ chứng cứ xác nhận công nợ (hợp đồng có ghi công nợ, đơn hàng có xác nhận lưu - khuyến khích qua email/Zalo).
Chỉ khi có đủ chứng cứ, Ban Giám đốc mới xem xét duyệt.
Đơn hàng có công nợ chỉ được giao khi có đủ bằng chứng xác nhận nợ như hợp đồng, thỏa thuận mua bán, ký xác nhận cụ thể trên đơn (email hoặc Zalo có lưu bằng chứng).
Gia hạn nợ
Khi khách hàng xin gia hạn nợ, cần yêu cầu họ xác nhận lại thời gian trả nợ qua email hoặc Zalo và lưu lại xác nhận.
Nội dung này phải được gửi cho bộ phận kế toán và kinh doanh để lưu trữ.
QUY TRÌNH PHÊ DUYỆT ĐƠN HÀNG
4. Quy Trình Đơn Hàng và Duyệt Đơn Hàng Bán (ERP)
Lập Đơn Hàng
Nếu đơn hàng có cả thuốc và non-drug, phải tách làm 2 đơn hàng riêng biệt.
Đơn hàng thuốc: Bắt buộc tích chọn ô "Mua bán thuốc" trên ERP.
Trạng Thái Xác Nhận
Đơn hàng Thu hộ (COD): Quản lý/Trưởng bộ phận chỉ cần bấm xác nhận để cho phép xuất kho/giao hàng.
Lưu ý: Việc xác nhận này không đồng nghĩa với việc duyệt đơn hàng.
Trạng Thái Duyệt Đơn Hàng
Đơn hàng Thu hộ (COD): Chỉ bấm duyệt khi tiền thu hộ đã được chuyển về công ty (Quản lý kinh doanh xác nhận, Ban giám đốc duyệt dựa trên bằng chứng nhận tiền).
Đơn hàng Thanh toán 100%: Chỉ được duyệt và giao hàng ra khỏi kho khi tiền đã vào tài khoản công ty.
Đơn hàng Thu tiền mặt: Nhân viên kinh doanh phải xác nhận nút "Thu tiền mặt" trên hệ thống.
Ghi Chú Trên Đơn Hàng
Phải ghi rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu cho người đọc.
Tuyệt đối không khai báo văn bản trong trường "Số điện thoại" của khách hàng.
Đảm bảo nội dung ghi chú: Rõ ràng, đúng ý, tránh nhầm lẫn.
Xuất Hóa Đơn
Mọi đơn hàng chỉ được xuất hóa đơn trên ERP và Misa sau khi đã sẵn sàng giao cho khách hàng và hoàn thành xuất kho.
Đối với đơn hàng thuốc: Các chứng từ hóa đơn phải đảm bảo tuân thủ đúng quy định GDP (Thực hành tốt phân phối thuốc) trong mua bán thuốc (bao gồm giấy phép dược GDP hoặc GPP).
Hóa đơn xuất bán thuốc: phải ghi rỏ số lô - hạn dùng cụ thể , chi tiết – luôn kiểm tra lại trước khi giao khách hàng
5. Phân Quyền Duyệt các Giao Dịch Kinh Doanh
LƯU Ý QUAN TRỌNG: Mọi giao dịch cần tuân thủ đúng quy định về phân quyền để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Các điều khoản công nợ và chiết khấu phải được ghi rõ ràng trên ERP.
BỘ PHẬN KẾ TOÁN KHO VẬN
TRÁCH NHIỆM & NHIỆM VỤ DÀNH CHO QUẢN LÝ KẾ TOÁN  
(Vai trò: Quản lý – Giám sát – Quyết định – Báo cáo)
📘 PHẦN I: QUẢN LÝ BỘ PHẬN KẾ TOÁN
(Vai trò Kế toán trưởng / Trưởng phòng kế toán)
📦 PHẦN II: QUẢN LÝ BỘ PHẬN KHO VẬN
(Vai trò Trưởng kho / Quản lý vận hành kho vận)
📊 PHẦN III: NHIỆM VỤ KẾT NỐI & BÁO CÁO CẤP CAO
Tình hình tài chính ngắn hạn - 
Rủi ro hàng tồn/hết h
Vấn đề thanh khoản hoặc công nợ
Tuân thủ GDP (nếu có kiểm tra từ cơ quan y tế) | Tháng / khi có sự cố | | 4 | Đảm bảo sẵn sàng hồ sơ cho các cuộc thanh – kiểm tra từ:
Cơ quan thuế
Sở Y tế (nếu phân phối thuốc)
Hải quan (liên quan mỹ phẩm nhập khẩu) | Luôn sẵn sàng | | 5 | Đề xuất cải tiến: tự động hóa, tối ưu kho, giảm chi phí logistics, nâng cao độ chính xác kế toán. | Quý |
BỘ PHẬN KẾ TOÁN KHO VẬN
TRÁCH NHIỆM & NHIỆM VỤ DÀNH KẾ TÓAN ( BÁN HÀNG - KHO - CÔNG NỢ)
(Báo cáo trực tiếp cho Quản lý Kế toán Kho vận)
I. KẾ TOÁN BÁN HÀNG
Hàng ngày
Nhận và kiểm tra đơn hàng từ bộ phận kinh doanh (email, hệ thống, form giấy)
Đối chiếu giá bán, chiết khấu, điều kiện giao hàng với chính sách công ty
Lập lệnh xuất kho dựa trên đơn hàng đã được duyệt
Phát hành hóa đơn GTGT/bán hàng ngay sau khi xuất kho (đúng thông tin khách hàng, mã hàng, hạn dùng – nếu cần)
Cập nhật doanh thu bán hàng vào sổ sách phần mềm/Excel
Gửi hóa đơn & chứng từ giao hàng cho khách hàng (email/bản cứng)
Hàng tuần
Tổng hợp doanh thu theo nhân viên kinh doanh, khu vực, nhóm hàng
Kiểm tra tồn kho trước khi xác nhận đơn hàng mới (tránh bán vượt tồn)
Phối hợp phụ trách kho đối chiếu số liệu chứng từ : phiếu xuất kho, nhập kho, hóa đơn mua bán, hàng hóa đổi tra, khai số liệu vào hệ thống phần mềm, đối soát, hiểu chỉnh và cập nhật cho cấp quản lý
Hàng tháng
Lập báo cáo doanh thu bán hàng chi tiết theo khách hàng & sản phẩm
Đối chiếu số liệu bán hàng với bộ phận kho và báo cáo ý lý kế toán kho vận
II. QUẢN LÝ CÔNG NỢ
Hàng ngày
Ghi nhận công nợ phải thu ngay sau khi xuất hóa đơn
Cập nhật tình trạng thanh toán của khách hàng (tiền mặt/chuyển khoản)
Gửi phiếu đối chiếu công nợ định kỳ hoặc theo yêu cầu
Hàng tuần
Theo dõi công nợ quá hạn (theo chính sách: 30/45/60 ngày)
Báo cáo lên quản lý danh sách khách hàng chậm thanh toán
Phối hợp với kinh doanh để nhắc nợ hoặc đàm phán thanh toán
Hàng tháng
Đối chiếu công nợ phải thu với sổ kế toán tổng hợp
Lập báo cáo tuổi nợ (aging report)
Đề xuất trích lập dự phòng nợ khó đòi (nếu có)
Khi phát sinh trả hàng / giảm giá
Lập phiếu trả hàng, hóa đơn điều chỉnh giảm (credit note)
Cập nhật giảm công nợ & điều chỉnh doanh thu
III. KẾ TOÁN KHO (hỗ trợ kho vận)
Lưu ý: Nhân viên này không trực tiếp quản lý kho vật lý, nhưng chịu trách nhiệm ghi nhận, theo dõi và đối chiếu số liệu kho trên sổ sách.
Hàng ngày
Nhận phiếu nhập kho từ bộ phận kho (nhập thuốc từ Cao Mai, mỹ phẩm từ UVS Thái Lan)
Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ nhập:
Hóa đơn, phiếu giao hàng
Số lô, hạn dùng (bắt buộc với thuốc & mỹ phẩm)
Điều kiện bảo quản (ghi chú nếu không đạt GDP)
Nhận phiếu xuất kho và đối chiếu với hóa đơn bán hàng
Cập nhật sổ chi tiết hàng tồn kho theo mã hàng – số lô – hạn dùng
Ghi nhận giá vốn hàng bán theo phương pháp FIFO/FEFO (ưu tiên hàng gần hết hạn)
Hàng tuần
In báo cáo tồn kho theo lô, cảnh báo hàng còn ≤ 3 tháng hạn dùng
Phối hợp kiểm tra chênh lệch kho ảo – thực (nếu có)
Hàng tháng
Tham gia kiểm kê kho định kỳ:
Đếm hàng thực tế (kết hợp với thủ kho)
Lập biên bản kiểm kê
Đề xuất xử lý chênh lệch (nếu có)
Lập báo cáo xuất nhập tồn chi tiết gửi quản lý
Cung cấp số liệu tồn kho cho kế toán trưởng làm báo cáo tài chính
Khi xử lý hàng lỗi / quá hạn
Ghi nhận phiếu hủy/hủy ghi sổ theo quy trình GDP
Điều chỉnh giảm tồn kho & ghi nhận chi phí (nếu không được hoàn lại từ NCC)
IV. TUÂN THỦ GDP & HỒ SƠ TRUY XUẤT
Lưu trữ đầy đủ hồ sơ truy xuất nguồn gốc cho từng lô hàng:
Nhập → Lưu kho → Xuất → Giao khách
Đảm bảo mỗi giao dịch có chứng từ liên kết:
Đơn hàng → Lệnh xuất kho → Phiếu giao hàng → Hóa đơn → Biên nhận khách
Sẵn sàng cung cấp hồ sơ khi có thanh tra/yêu cầu từ cơ quan quản lý
V. CÔNG VIỆC PHỐI HỢP
Báo cáo công việc hàng ngày/tuần cho Quản lý Kế toán Kho vận
Tham gia họp nội bộ khi được yêu cầu
Tuân thủ SOP nội bộ về:
Phát hành hóa đơn
Quản lý công nợ
Ghi nhận kho
Xử lý hàng lỗi/quá hạn
BỘ PHẬN KẾ TOÁN KHO VẬN
TRÁCH NHIỆM & NHIỆM VỤ QUẢN LÝ - KHO VẬN
I. QUẢN LÝ TỔNG THỂ KHO
Hàng ngày
Kiểm tra tình trạng kho tổng thể: vệ sinh, an toàn PCCC, lối đi, ánh sáng
Giám sát việc tiếp nhận và xuất hàng của nhân viên kho
Đảm bảo hàng hóa được sắp xếp theo nguyên tắc:
Phân biệt thuốc – mỹ phẩm
Tuân thủ FIFO/FEFO (ưu tiên hàng gần hết hạn)
Khu vực riêng cho hàng lỗi / quá hạn / chờ xử lý
Xem lại nhật ký nhiệt độ & độ ẩm – can thiệp nếu vượt ngưỡng cho phép
Hàng tuần
Rà soát danh sách hàng sắp hết hạn (còn ≤ 3–6 tháng) → báo cáo quản lý
Kiểm tra dụng cụ PCCC, thiết bị đo lường (nhiệt kế, ẩm kế) còn hoạt động
Đánh giá hiệu suất & kỷ luật của nhân viên kho (nếu có)
Hàng tháng
Chủ trì kiểm kê kho định kỳ cùng kế toán → giải trình chênh lệch
Đề xuất cải tiến bố trí kho (tối ưu diện tích, giảm thời gian tìm hàng)
Cập nhật danh sách thiết bị – vật tư kho (kệ, pallet, xe đẩy…)
II. QUẢN LÝ NHẬP – XUẤT HÀNG HÓA
Khi nhập hàng
Phê duyệt phiếu nhập kho sau khi kiểm tra thực tế
Đảm bảo chứng từ đầy đủ:
Hóa đơn, phiếu giao hàng từ Cao Mai (thuốc)
Packing list, vận đơn, CO (nếu có) từ UVS Thái Lan (mỹ phẩm)
Từ chối nhập nếu:
Không có số lô / hạn dùng
Bao bì hư hỏng / điều kiện bảo quản vi phạm
Giám sát việc ghi nhãn, dán tem, phân lô đúng quy định GDP
Khi xuất hàng
Duyệt lệnh xuất kho từ kế toán bán hàng
Đảm bảo ưu tiên xuất hàng gần hết hạn trước
Kiểm tra đóng gói & dán nhãn giao hàng đầy đủ thông tin
III. QUẢN LÝ GIAO NHẬN
Lên kế hoạch giao hàng
Tiếp nhận lịch giao hàng từ bộ phận bán hàng hoặc kế toán
Lên lộ trình giao hàng tối ưu (theo khu vực, khối lượng)
Phân công nhân viên giao hàng / đơn vị vận chuyển bên ngoài
Quản lý phương tiện & nhân sự giao nhận
Nếu có xe công ty:
Kiểm tra bảo dưỡng định kỳ, bảo hiểm, tình trạng xe
Đảm bảo thùng xe phù hợp: có mái che, thoáng mát, tránh ánh nắng
Nếu thuê ngoài:
Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín, có kinh nghiệm với hàng dược mỹ phẩm
Ký hợp đồng vận chuyển rõ ràng (trách nhiệm nếu hàng hư/hư hỏng)
Đào tạo nhân viên giao hàng về:
Cách xử lý hàng GDP
Quy trình giao – nhận – ký biên bản
Theo dõi & giám sát giao nhận
Ghi nhận thời gian xuất kho – giao thành công
Đòi hỏi biên bản giao nhận có chữ ký khách hàng
Xử lý sự cố giao hàng: thất lạc, giao sai, hư hỏng → báo ngay cho quản lý
Hàng ngày sau giao
Thu hồi biên bản giao hàng đã ký
Cập nhật trạng thái đơn hàng: “Đã giao thành công” / “Phát sinh sự cố”
Lưu trữ hồ sơ giao nhận đầy đủ để truy xuất khi cần
IV. TUÂN THỦ GDP – AN TOÀN – HỒ SƠ
Đảm bảo kho đạt tiêu chuẩn GDP:
Có khu vực riêng biệt, kiểm soát môi trường, truy xuất lô
Tổ chức tập huấn nội bộ định kỳ về:
Quy trình GDP
An toàn lao động
Xử lý sự cố (hỏa hoạn, rò rỉ, mất điện…)
Lưu trữ toàn bộ hồ sơ kho – giao nhận tối thiểu 5 năm (theo khuyến nghị GDP):
Phiếu nhập/xuất
Nhật ký nhiệt độ
Biên bản kiểm kê
Hồ sơ hủy hàng
Hợp đồng vận chuyển
Sẵn sàng phối hợp thanh tra từ cơ quan quản lý (Sở Y tế, QLTT…)
V. PHỐI HỢP NỘI BỘ
Báo cáo tồn kho thực tế cho kế toán & quản lý mỗi tuần
Đề xuất kế hoạch nhập hàng bổ sung khi tồn kho thấp
Phối hợp với kế toán để điều chỉnh chênh lệch kho
Cập nhật tình trạng giao hàng cho bộ phận kinh doanh (để chăm sóc khách)
BỘ PHẬN KẾ TOÁN KHO VẬN
TRÁCH NHIỆM & NHIỆM VỤ PHỤ TRÁCH ĐIỀU PHỐI KHO GDP
I. NHẬP HÀNG VÀO KHO
Hàng ngày / Khi có lô hàng về
Tiếp nhận hàng từ:
Công ty Dược Cao Mai (thuốc nội địa)
Công ty UVS Thái Lan (mỹ phẩm nhập khẩu – qua đường tiểu ngạch/chính ngạch)
Kiểm tra bên ngoài bao bì : nguyên vẹn, không ẩm mốc, rách nát, biến dạng
Đối chiếu số lượng, mã hàng, số lô, hạn sử dụng với:
Hóa đơn / Packing list/ phiếu giao hàng
Phiếu giao hàng từ NCC Lập biên bản nhận hàng theo SOP mẫu - lưu
Từ chối nhận hàng nếu:
Hết hạn / gần hết hạn (theo chính sách công ty, ví dụ: <6 tháng)
Không có số lô hoặc thông tin ghi nhãn không rõ/ hàng bị mốp, rách, mờ date
Điều kiện bảo quản bị vi phạm (nhiệt độ, ánh sáng...)
Lập Phiếu nhập kho thực tế (theo mẫu SOP) - vào ứng dụng lập phiếu - xuất lưu - in theo thư tự các kỳ
Thông báo cho nhân viên kế toán kho để ghi nhận sổ sách - chuyển phiếu cho kế toán để khai báo nhập Misa- ERP
Xếp hàng vào khu vực chờ kiểm (quarantine) nếu chưa đủ chứng từ GDP (nếu cần)
II. BẢO QUẢN & QUẢN LÝ KHO THEO TIÊU CHUẨN GDP
Hàng ngày
Kiểm tra nhiệt độ & độ ẩm trong kho (ghi vào nhật ký bảo quản ) - chạy dữ liệu máy tính - lưu hồ sơ theo dõi
Kho thuốc: 15–28°C hoặc theo yêu cầu nhà sản xuất
Kho mỹ phẩm: kiểm soát riêng
Đảm bảo phân khu rõ ràng :
Thuốc vs mỹ phẩm
Hàng đạt chuẩn vs hàng lỗi/quá hạn/đang chờ xử lý
Hàng sắp hết hạn (FEFO zone)
Sắp xếp hàng hóa theo nguyên tắc FEFO (First Expired, First Out)
Giữ lối đi thông thoáng, biển báo rõ ràng, PCCC đầy đủ
Hàng tuần
Tổng vệ sinh kho: kiểm tra dữ liệu tồn kho cuối kỳ cả 2 phầ mềm :ERP - ứng dụng quản lý kho ( nếu lệch phải hiệu chỉnh và báo cáo kế toán hiệu chỉnh)
Rà soát hạn dùng của toàn bộ tồn kho, cập nhật danh sách "cảnh báo"
Kiểm tra hệ thống chiếu sáng, thông gió, thiết bị đo nhiệt độ, khai form nhập thông số kho, lưu vào máy tính hay in lưu
III. ĐÓNG GÓI - XUẤT HÀNG & CHUYỂN GIAO NHẬN
Khi có lệnh xuất kho
Nhận lệnh xuất kho đã được duyệt từ bộ phán bàn hàng hay kế toán bán hàng
Kiểm tra lại:
Mã hàng, số lượng, số lô
Ưu tiên xuất hàng gần hết hạn trước
Đóng gói hàng cẩn thận, dán nhãn đầy đủ (tên SP, số lô, hạn dùng) - Khai dữ liệu từ ứng dụng quản lý Lô hạn
Lập Phiếu xuất kho thực tế và Phiếu giao hàng ( nếu vắng phụ trách giao nhận hay ủy quyền)
Bàn giao cho Quản lý kho vận :Giao hàng cho đơn vị vận chuyển hoặc trực tiếp cho khách (nếu giao tận nơi)
Tham giao h ỗ trợ vận chuyển (nếu công ty tự giao)
Đảm bảo phương tiện- túi bảo quản thuơc mới cho đi giao hay tự giao
Ghi thời gian xuất kho – giao hàng -khai tr ên ứng dụng rỏ ràng
Yêu cầu khách hàng ký nhận biên bản giao hàng
Sau khi giao
Lưu trữ biên bản giao hàng đã ký
Báo lại cho kế toán để đối chiếu và khóa công nợ
IV. KIỂM KÊ & XỬ LÝ HÀNG BẤT THƯỜNG
Hàng tháng (kiểm kê định kỳ)
Cùng Quý lý kho vận phối hợp với kế toán kho để đếm thực tế toàn bộ hàng tồn
Ghi nhận chênh lệch (thừa/thiếu) và giải trình nguyên nhân
Ký biên bản kiểm kê cùng kế toán và quản lý
Phụ trách tiến hành khai dữ liệu biên bản, danh mục kiểm kho vào phần mềm ERP. Chuyển biên bảng, dữ liệu kho cho kế điều chỉnh trên MISA tương thích nóu có
Xử lý hàng lỗi / quá hạn / hư hỏng
Cách ly ngay vào khu vực hàng lỗi
Lập biên bản tổn thất/hủy hàng theo mẫu SOP
Trình quản lý phê duyệt phương án:
Trả lại NCC
Hủy (có chứng kiến nếu cần)
Ghi nhận hao phí
Cung cấp chứng từ cho kế toán để điều chỉnh sổ sách
V. HỒ SƠ – TUÂN THỦ GDP/SOP
Lưu trữ đầy đủ tại kho:
Phiếu nhập/xuất kho
Nhật ký nhiệt độ/độ ẩm
Biên bản kiểm kê
Hồ sơ xử lý hàng lỗi
Đảm bảo truy xuất được toàn bộ lịch sử lô hàng :
Từ NCC → Nhập kho → Lưu trữ → Xuất → Giao khách
Sẵn sàng mở kho & cung cấp hồ sơ khi có thanh tra (Sở Y tế, QLTT…)
VI. PHỐI HỢP NỘI BỘ
Cập nhật tình trạng kho (hết hàng/sắp hết) cho bộ phận kinh doanh & kế toán
Báo ngay cho quản lý khi phát hiện:
Hàng giả/nghi ngờ
Sự cố bảo quản (mất điện, ngập nước…)
Giao nhận thất lạc
Tham gia cập nhật và tuân thủ SOP kho mới (nếu có)
 PHÂN QUYỀN KẾ TOÁN - KHO VẬN
1. Phân Quyền Duyệt Đơn Hàng Mua từ Nhà Cung Cấp
2. Phân Quyền Duyệt Xuất Kho Hàng Hóa
3. Phân quyền tổ chức nội bộ bộ phận Kế toán - Kho vận
Quản lý Tài chính - Kho vận
Phân công giao việc cho các thành viên bộ phận, đảm bảo hiệu quả công việc (dưới sự giám sát của Ban Giám đốc).
Duyệt các phiếu chi mua sắm nội bộ công ty có giá trị dưới 10 triệu đồng.
Duyệt các ngày nghỉ phép của nhân viên trực thuộc quản lý trực tiếp.
Lập và đánh giá KPI cho các thành viên trực thuộc quản lý trong kỳ.
Quản lý Kho
Phân công công việc trong nội bộ nhân sự trực tiếp quản lý.
Lập KPI và tham gia đánh giá công việc cho vị trí Điều phối kho, Điều phối kho vận.
Duyệt các ngày nghỉ phép của nhân viên trong bộ phận kho vận.
Điều phối Kho vận
Điều phối hàng hóa và kho vận theo phạm vi trách nhiệm được phân công.
Điều phối xuất hàng hóa, giao hàng hóa trong phạm vi công việc được phân công.
Điều phối Kho
Đề xuất giải quyết công việc liên quan đến kho.
Lập phiếu xuất và xác nhận xuất kho.
4. Quy Định Quản Lý Kho và GDP
Để đảm bảo hiệu quả hoạt động và tuân thủ các quy định pháp luật trong lĩnh vực dược phẩm, các quy định quản lý kho và Thực hành tốt phân phối thuốc (GDP) dưới đây cần được thực hiện nghiêm túc:
Tiêu chuẩn kho dược
Tuân thủ tiêu chuẩn GDP (Thực hành tốt phân phối thuốc) một cách nghiêm ngặt.
Định kỳ kiểm kho 1 tháng/lần hoặc 3 tháng/lần.
Quản lý kho chịu trách nhiệm đánh giá, thẩm định cùng nhân viên SOP và có văn bản đánh giá nghiệm thu rõ ràng.
Các tiêu chuẩn quy định kho dược phải được đánh giá đầy đủ theo SOP (Quy trình vận hành chuẩn).
Tất cả nhân viên kho phải để giày dép bên ngoài khi vào kho. Nhân sự không có trách nhiệm vào kho phải khai báo và được quản lý kho hoặc điều phối kho xác nhận.
Kiểm soát nhiệt độ/độ ẩm
Đảm bảo nhiệt độ không quá 30 độ C và độ ẩm không quá 75%.
Thực hiện kiểm tra nhiệt kế 2 lần/ngày (ví dụ: 9h sáng và 3h chiều) và ghi nhật ký đầy đủ.
Phụ trách SOP có trách nhiệm định kỳ lưu trữ dữ liệu, chạy dữ liệu và đăng ký kiểm định thiết bị kiểm tra nhiệt độ hàng năm.
Đảm bảo việc kiểm tra định kỳ và phụ trách SOP phải báo cáo định kỳ hàng tháng đến Ban Giám đốc.
Khai báo ứng dụng để quản lý kho
Ứng dụng quản lý lô date theo hình ảnh - Ứng dụng đóng- giao hàng: lưu xuất báo cáo cuối kỳ rỏ ràng- khi cần truy xuất kiểm tra hay báo cáo phải có
Ứng dụng lập phiếu nhập kho theo SOP : đảm bảo khai báo đầy đủ hàng trước khi nhập hàng- kiểm tra lô - hạn dụng và lập phiếu- in phiếu ra định kỳ và tổng hợp lại cho DS Chuyên môn ký định kỳ- Mr Tâm- Kế toán- kho vận chịu trách nhiệm dữ liệu lưu in .
Ứng dụng : đóng hàng- giao hàng
Phải đảm bảo chạy báo cáo cuối kỳ từ ứng dụng đầy đủ - làm căn cứ đánh giá KPI trong kỳ - Phụ trách điều phối phải theo dõi và điều phối dữ liệu định kỳ- lưu .Đảm bảo truy cập nhanh.
Xuất nhập hàng hóa
Áp dụng nguyên tắc FEFO (xuất hàng hết hạn trước) để tránh thuốc hết hạn.
Mọi hoạt động xuất/nhập hàng cần tuân thủ thủ tục, phiếu thẻ kho, và đồng bộ phần mềm trong ngày.
Quản lý kho phải khai báo hàng hóa nhập xuất trên ERP-MISA, đồng thời cập nhật số liệu trên ứng dụng quản lý hình ảnh tương xứng.
Quản lý kho vận chịu trách nhiệm phân công thực hiện, tiêu chuẩn đánh giá là đồng nhất số liệu trên ERP trong kỳ kiểm kho.
Ứng dụng Quản lý đóng hàng-Giao Hàng được giao cho quản lý kho vận-giao nhận đảm nhiệm nhằm đảm bảo mọi thủ tục đóng - giao hàng có kiểm soát tốt.
Bộ phận kế toán và bộ phận kho được giao trách nhiệm quản lý chặt chẽ xuất nhập theo chứng từ khai báo, lưu in chứng từ định kỳ, đảm bảo nguyên tắc truy xuất nhanh. Trách nhiệm này được giao cho cấp quản lý báo cáo định kỳ đến Ban Giám đốc.
Giao nhận hàng hóa
Khi xuất hàng ra khỏi kho, yêu cầu đối tác đến nhận hàng ký nhận, ghi rõ họ tên, số thùng lấy, quy cách thùng, ngày giờ nhận.
Tất cả hàng hóa ra khỏi kho phải được khai báo trên ứng dụng giao hàng và xuất báo cáo trong kỳ KPI của đội kho vận phụ trách.
Ứng dụng đóng gói-Giao Hàng luôn được nhập liệu và xử lý đúng trong kỳ.
Việc thu tiền mặt từ khách hàng do nhân viên phụ trách điều phối kho vận thực hiện. Trong trường hợp nhân viên đi giao hàng thu hộ phải trình báo Ban Giám đốc hoặc bộ phận kế toán trước khi thực hiện (khuyến khích khách hàng chuyển khoản).
Quản lý danh mục thuốc
Phụ trách lập, quản lý và kiểm tra danh mục thuốc của công ty, bao gồm việc kiểm tra nhóm thuốc hướng thần, gây nghiện hay thuốc kiểm soát đặc biệt.
Phụ trách SOP là người chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra danh mục thuốc và trình khai báo với quản lý chuyên môn dược công ty và Ban Giám đốc trong trường hợp có phát hiện các loại thuốc kiểm soát đặc biệt, gây nghiện, hoặc hướng thần.
Quản lý danh mục sản phẩm bán niêm yếu được lưu trữ tại văn phòng công ty.
Báo cáo Sở Y tế
Phải tổng hợp và làm báo cáo đến Sở Y tế định kỳ (thường vào ngày 15 tháng 1 và 15 tháng 7 hàng năm) đối với thuốc kiểm soát đặc biệt (nếu có).
Đồng bộ dữ liệu thuốc lên cổng liên thông Bộ Y Tế, Sở Y Tế được giao cho bộ phận kế toán quản lý, cấp quản lý tài chính kho vận và cấp kế toán tổng hợp.
Định kỳ báo cáo trong nội dung báo cáo tháng của bộ phận kế toán về tình hình đồng bộ dữ liệu, đảm bảo tuân thủ đúng quy định về kê khai.
Thực hiện lưu trữ tài liệu kho
Bộ phận kế toán và bộ phận kho vận bắt buộc phải lưu trữ hệ thống dữ liệu xuất nhập kho chi tiết, in và lưu.
Dữ liệu và tài liệu phiếu xuất nhập kho, biên bản nhận hàng, giao hàng phải được thực hiện đúng quy định khai và lưu chứng từ đầy đủ.
Đảm bảo NGUYÊN TẮC: CHÍNH XÁC - ĐỒNG BỘ - LƯU TRỮ - TRUY XUẤT NHANH CHÍNH XÁC.
Định kỳ tổng kiểm kê chứng từ quý 1 lần. Bộ phận kho vận chịu trách nhiệm tổng hợp báo cáo.
GIN là từ viết tắt của:
Phiếu Xuất Kho
Trong thuật ngữ chuyên ngành logistics và quản lý chuỗi cung ứng tiếng Anh, GIN thường đứng cho cụm từ "Goods Issue Note".:
Trong quy trình kiểm soát chặt chẽ (tuân thủ GDP) mà bạn mô tả, GIN không chỉ là một tờ giấy xuất kho thông thường, mà là chứng từ quan trọng nhất kết nối giữa Kho và Kế toán:
Xác nhận thực tế: Là bằng chứng xác thực rằng hàng hóa đã được soạn, kiểm tra và đưa ra khỏi kho vật lý.
Điều kiện tiên quyết để xuất hóa đơn: Phụ trách Kế toán tuyệt đối không được xuất hóa đơn bán hàng (Hóa đơn GTGT) nếu chưa nhận được GIN hợp lệ.
Công cụ truy xuất nguồn gốc (GDP): GIN trong quy trình này bắt buộc phải chứa thông tin chi tiết về Số lô (Batch No.) và Hạn dùng (Expiry Date) của sản phẩm thực tế xuất đi. Điều này đảm bảo rằng hóa đơn tài chính khớp 100% với hàng hóa thực tế, phục vụ cho việc truy xuất nguồn gốc khi cần thiết.
TÓM TẮ TRÁNH NHIỆM CHÍNH BỘ PHẬN
Bộ phận Kinh doanh
Tuân thủ Kế hoạch và Báo cáo: Nghiêm túc thực hiện lập kế hoạch tuần và khai báo báo cáo giao dịch khách hàng trên ERP.
Phát triển Khách hàng: Chủ động tìm kiếm khách hàng mới, tương tác liên tục với khách hàng hiện tại để giới thiệu sản phẩm mới (nhóm thuốc và non-drug) và thúc đẩy tăng trưởng doanh thu.
Quản lý Công nợ: Chủ động theo dõi công nợ của khách hàng được giao quản lý trên ERP và nhắc nhở đốc thúc thanh toán theo kỳ.
Thủ tục Hợp đồng: Soạn thảo và điều chỉnh hợp đồng theo mẫu công ty, trình cấp quản lý thông qua trước khi gửi khách hàng.
Sử dụng Công cụ: Nắm vững cách sử dụng các ứng dụng trên ERP như Lập đơn hàng, Báo cáo giao dịch, Quản lý khách hàng đặt hàng, và IDECO BOT để hỗ trợ công việc.
Bộ phận Kế toán - Kho vận
Quản lý Sổ sách và Thuế: Đảm bảo số liệu kế toán chính xác, hạn chế sai sót nhập liệu, trễ nộp thuế, hay báo cáo. Xử lý chứng từ mua bán trong kỳ song song trên cả hai phần mềm (Misa và ERP).
Quản lý Công nợ: Quản lý các khoản phải thu, phải trả theo định hướng, và hạn chế vay tín dụng tối đa.
Kiểm soát Đơn hàng: Kiểm tra và kiểm soát giao dịch đơn hàng, hóa đơn theo quy định, kiểm tra tính pháp lý giấy tờ giao dịch kinh doanh, hợp đồng trước khi trình ký.
Quản lý Kho: Kiểm soát tồn kho hợp lý, đặc biệt là nhóm thuốc ở mức thấp nhất. Tuân thủ quy định SOP/GDP trong việc kiểm tra, phân loại, sắp xếp, và giám sát điều kiện nhiệt độ/độ ẩm kho hàng.
Quản lý kiểm soát chi phí công ty
Khai báo đầy đủ và đúng các ứng dụng quản lý cho các phiếu xuất nhập kho
Phụ trách SOP/Chuyên môn Dược (nếu có)
Pháp lý Dược phẩm: Phụ trách thụ lý và xử lý các nội dung giấy tờ pháp lý cho thủ tục đăng ký cơ quan y tế.
Kiểm soát giao dịch Thuốc: Kiểm tra tính pháp lý kinh doanh dược (GPP, GDP) của khách hàng. Kiểm tra chứng từ trong giao dịch mua bán thuốc.
Giám sát SOP: Cùng quản lý kho vận giám sát, kiểm tra, tổ chức phân loại, sắp xếp kho hàng hóa theo quy định GDP và SOP.
Báo cáo Dược: Tổng hợp và làm báo cáo đến Sở Y tế định kỳ theo quy định kinh doanh thuốc kiểm soát đặc biệt, thuốc hướng thần, thuốc gây nghiện (nếu có).
Trách nhiệm phải định kỳ kiểm tra danh mục thuốc lại theo quy định- không kinh doanh nhó thuốc KSĐB-Hướng thần- gây nghiệm và thủ tục phải ký lưu định kỳ
Quy Định Tính Thưởng - KPI Công Ty
Thiết Lập KPI Cá Nhân
Mỗi nhân viên các bộ phận sẽ được lập KPI cá nhân, làm căn cứ chính thức để đánh giá và tính thưởng KPI cuối mỗi kỳ tháng.
Quy Trình Báo Cáo & Đánh Giá KPI
Nhân viên chịu trách nhiệm báo cáo và tự đánh giá KPI của mình. Cấp quản lý thực hiện đánh giá và cho điểm KPI vào mỗi kỳ tháng, trước ngày 5 hàng tháng (ngày công ty trả lương).
Quy Định Xử Lý Báo Cáo Trễ
Nếu báo cáo đánh giá không hoàn thành sau ngày 4 của tháng, toàn bộ thu nhập thưởng KPI của nhân viên đó sẽ không được lãnh trong kỳ. Khoản thưởng sẽ được thanh toán vào sau ngày 15 trong tháng của kỳ thanh toán tiếp theo, với điều kiện bảng báo cáo KPI phải được hoàn thành bổ sung.
Quy Định Thưởng Tháng 13, 14
Việc chi trả thưởng tháng 13, 14 phụ thuộc vào tình hình kinh doanh đạt được trong năm. Ban Giám Đốc sẽ quyết định tỉ lệ thưởng (một phần hoặc toàn phần) dựa trên thành tích tổng thể và đóng góp của từng cá nhân. Mức thưởng chuẩn là lương tháng 13 hoặc 14.
Chính Sách Thưởng Bổ Sung
Nếu tổng điểm KPI bình quân cá nhân đạt từ 95% trở lên trong năm, Công ty sẽ xem xét các giá trị thưởng bổ sung. Các giá trị này có thể bao gồm điều chỉnh chế độ thu nhập KPI, chế độ lương cơ bản hoặc thưởng thêm dựa trên đánh giá cụ thể.
Các Chỉ Số KPI Được Đánh Giá Chung
Chỉ tiêu chung toàn công ty
Mọi nhân viên đều đóng góp vào các chỉ số doanh thu sau:
10%
Tổng doanh thu thuần
Dữ liệu ERP cuối kỳ
10%
Doanh thu nhóm sản phẩm không phải thuốc
Dữ liệu ERP cuối kỳ
Bộ phận Kinh doanh
Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ (30%)
So sánh doanh thu kỳ này so với kỳ trước (Nhân viên lập đơn chịu trách nhiệm trích xuất báo cáo cuối kỳ).
Hiệu quả chăm sóc khách hàng và lập đơn (Đánh giá mức độ thành công trong việc xúc tiến đơn hàng – nhân viên trích xuất báo cáo cuối kỳ).
Phát triển đơn hàng nhóm sản phẩm không phải thuốc (Đánh giá nỗ lực vượt trội, cộng điểm KPI).
Bộ phận Kế toán
Hoàn thành trách nhiệm chuyên môn trong kỳ.
Hiệu quả lợi nhuận gộp (Dựa trên lợi nhuận gộp cuối kỳ từ ERP, so với kỳ trước).
Quản lý chi phí/doanh thu được giao.
Tổ chức và điều phối công việc được giao.
Bộ phận Giao nhận & SOP
Hoàn thành trách nhiệm giao nhận trong kỳ.
Hiệu quả giao hàng tại khu vực TP. Hồ Chí Minh.
Hoàn thành khai báo giao nhận trên ứng dụng.
Điều phối công tác giao hàng hoàn chỉnh.
MỨC THƯỞNG THÊM  BÊN CẠNH ĐÁNH GIÁ KPI ÁP DỤNG CHO PHỤ TRÁCH KINH DOANH 
THƯỞNG BÊN CẠNH ĐÁNH GIÁ KPI ÁP DỤNG CHO CHO BỘ PHẬN KẾ TOÁN - KHO VẬN
ÁP DỤNG QUẢN LÝ KOÁN TOÁN
ÁP DỤNG CHO PHỤ TRÁCH KẾ TOÁN
Phân quyền truy cập hệ thống ERP & Tài nguyên số
Hệ thống ERP được phân quyền chi tiết cho từng vị trí và bộ phận, nhằm tối ưu hóa hiệu suất công việc và đảm bảo an toàn dữ liệu.
Thông tin tài khoản Email quản lý chung
Email: [email protected]  hay ideco203@gmail 
Mật khẩu: ideco#2025 ( cùng pass)
Lưu ý: Mật khẩu sẽ được cập nhật định kỳ và thông báo trên group Zalo.
ỨNG DỤNG AI DO  ĐƯỢC PHÁT TRIỂN BỞI CEO - IDECO CHO CHUYÊN ÁP DỤNG CÔNG TY CẦN ĐƯỢC VẬN DỤNG TRONG TỔ CHỨC
Chúng tôi khuyến khích các bạn cài đặt ERP chung và truy cập AI Studio trên máy tính để thuận tiện sử dụng các ứng dụng AI do công ty phát triển:
IDECO AI chạy ra danh mục sản phẩm- giá chuỗi NT thông qua đơn hàng file PDF ( kết hợp tra kiểm soát giá trên ERP- Tại ỨNG DỤNG QL 1) : để đưa vào bảng kiểm tra giá trước khi lên đơn hàng ERP.
Ứng dụng này dùng tải file PDF đơn hàng của chuỗi NT thành dữ liệu bảng để copy và dánh vào Ứng dụng kiểm tra giá chuỗi NT xem có đúng giá công ty bán hay không ? đồng thời để lên đơn hàng trên ERP cho chuỗi NT
IDECO AI  tổng hợp đơn hàng cần mua hàng hay giao hàng trong ngày: theo quy định kinh doanh sẽ tổng hợp tất cả đơn hàng thuốc cần đặt trong ngày trơớc 16h để chuyển cho kế tóan lên phương án cân đối đặt hàng mua.
Ứng dụng này dùng để : tổng hợp các đơn hàng trên ERP mỗi ngày trước 17h bằng vào ERP Menu đơn hàng ( chọn đặt thuốc ) chọn các đơn hàng trong ngày, xuất file PDF  để nhờ IDECO AI chuyển đổi đơn hàng thành bảng tổng - kết hợp bấm xuất tồn kho cuối kỳ từ báo cáo xuất nhập kho - xuất file excel tải lên IDECO AI  này sẽ tạo ra đơn hàng dự kiến đặt hàng nhà cung cấp .
IDECO AI lọc tìm danh sách nhà thuốc từ website hay đoạn văn bảng: dùng để lọc ra danh sách khách hàng để  khai thác một cách thông minh, tự động và xuất ra file excel theo định dạng sẵn - hỗ trợ cho kinh doanh phát triển khách hàng 
IDECO AI lập báo giá thông minh chuyên nghiệp cho các khách hàng cần áp dụng chính sách giá, chiết khấu riêng biệt - tích hợp việc soạn thư báo giá chuyên nghiệp. Việc dụng báo giá này cho các tình huống khi công ty muốn áp dụng chính sách giá riêng hay mức chiết khấu riêng
IDECO AI  Thiết kế Poster & Bảng giá: ứng dụng để thiết kế poster, bảng giá - Sales kit chủ động gởi khách hàng bẳng AI- Thiết kê này là tạo poster quảng cáo - thiết thế banner báo giá chuyên nghiệp đẹp bới AI hỗ trợ
IDECO AI  Pháp chế -phân tích hợp đồng- soạn thư - hợp đồng: để dùng sooạn hợp đồng, phân tích hợp đồng, ọọc tóp tắt hợp đồng, soạn thư cho khách hàng bẳng AI 
Ứng này là bộ phận pháp chế AI của công ty dùng để soạn thảo văn bản - biên bản - soạn thảo hợp đồng -phân tích hợp đồng mua bán - các nội dung pháp lý khác. 
Ứng dụng soạn thư gởi khách hàng - đối tác và nhân viên….
IDECO AI  phân tích dự báo thuốc trong kỳ: với sự trợ giúp AI sẽ phân tích đặt hàng, làm công tác dự báo đơn hàng mua hợp lý để đề xuất BGD
IDECO AI trao đổi voice live trong việc phân tích Kế toán- kho vận - kinh doanh: dùng để học hỏi, đào tạo, tìm kiểm các nội dung quản lý công việc - hay dịch thuật văn bản sang tiếng Anh
IDECO AI Chuyển giọng nói thành văn bản
IDECO AI  lọc danh sách khách hàng từ website hay tài liệu dán vào- đùng để tạo danh sách khách hàng để khai thác- cấn cần thiết cho kinh doanh.
IDECO AI chụp ảnh đơn hàng, phiếu xuất nhập kho để xuất ra file excel dùng để quản lý hay upload dữ liệu trong ứng dụng xuất kho - dùng chụp lại phiếu nhập kho - hóa đơn để chuyển file excel lưu hay upload vào ứng dụng quản lý kho lô date.
Tài nguyên Drive chung
Drive Email [email protected] chứa các tài liệu quan trọng phục vụ công việc: Dữ liệu khách hàng, Hồ sơ công bố, Hợp đồng mẫu, Mẫu văn bản công ty.
Để truy cập Drive như một ổ cứng trên máy tính: Truy cập raidrive.com trên trình duyệt, cài đặt phần mềm vào máy tính, đăng nhập bằng tài khoản Gmail chung để tạo ổ đĩa ảo (ví dụ: ổ D) và dễ dàng quản lý file.
Cảm ơn toàn thể nhân viên đã đồng hành cùng IDECO PHARMA. Hãy cùng nhau xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả và phát triển bền vững!
HỆ THỐNG CÔNG CỤ QUẢN LÝ TOÀN DIỆN (IDECO)
T
📂 NHÓM 1: QUẢN LÝ VẬN HÀNH & KHO VẬN (LOGISTICS & SOP)
💼 NHÓM 2: KINH DOANH & BÁN HÀNG (SALES & BUSINESS)
Các công cụ hỗ trợ đội ngũ kinh doanh, theo dõi khách hàng và giá cả.
📊 NHÓM 3: KẾ TOÁN & PHÂN TÍCH DỮ LIỆU (FINANCE & ANALYTICS)
Công cụ phục vụ báo cáo tài chính, KPI và dự báo thông minh.
🛠️ NHÓM 4: CÔNG CỤ HỖ TRỢ & TIỆN ÍCH (UTILITIES & TOOLS)
Các công cụ tra cứu nhanh, xử lý hình ảnh và âm thanh.
HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ
Để đảm bảo hiệu suất công việc và sự chuyên nghiệp, tất cả thành viên công ty cần tuân thủ các hướng dẫn sau:
1. ĐỐI VỚI TẤT CẢ THÀNH VIÊN CÔNG TY
Thực hiện lập checklist và kế hoạch công việc:
Hãy chủ động tìm hiểu và thực hiện việc lập checklist và kế hoạch một cách đều đặn, tuân thủ quy định công ty và quy trình làm việc. Điều này có tác động trực tiếp đến hiệu quả công việc được giao.
Tìm hiểu thêm về cách lập kế hoạch và checklist trên các hệ thống video và podcast nội bộ của công ty.
Báo cáo và đánh giá cuối tháng (áp dụng cho cả nhân viên thử việc):
Yêu cầu: Tất cả nhân viên phải thực hiện báo cáo đánh giá và cập nhật số liệu cuối kỳ.
Nội dung cần cập nhật: Số liệu kinh doanh, số liệu kế toán, và số liệu kho hàng.
Đồng bộ dữ liệu: Các bộ phận phụ trách cần tổng hợp và đồng bộ các số liệu này vào đầu tháng, bao gồm: đơn hàng kỳ này, đơn hàng kỳ trước, tồn kho cuối kỳ và tổng hợp kế toán cuối kỳ.
Báo cáo KPI: Phải được hoàn thành trước ngày 5 hàng tháng. Cấp quản lý sẽ thực hiện đánh giá KPI dựa trên báo cáo của nhân viên.
Tự đánh giá và báo cáo: Nhân viên cần tự đánh giá và báo cáo các hoạt động liên quan đến kết quả KPI của mình.
Lưu ý: Nếu nội dung này không được báo cáo đúng hạn, nhân viên sẽ bị trừ điểm KPI.
2. ĐỐI VỚI NHÂN VIÊN KINH DOANH
Quản lý và báo cáo doanh thu/khách hàng: Thực hiện đánh giá, tổng hợp khách hàng và doanh thu cuối kỳ mà mình phụ trách, sau đó khai báo vào báo cáo KPI.
Theo dõi đơn hàng: Sử dụng ứng dụng khách hàng và ứng dụng đặt thuốc để theo dõi khách hàng và kịp thời lên đơn hàng.
Tổng hợp đơn hàng trong ngày: Nhân viên đặc trách có trách nhiệm tổng hợp đơn hàng trong ngày bằng ứng dụng AI phân tích đơn để chuyển cho bộ phận kế toán.
Thời gian tổng kết: Tổng kết đơn hàng trên ERP cho nhóm thuốc đến 17h00 hàng ngày.
Đơn phát sinh sau 17h00: Sẽ được chuyển sang ngày hôm sau để tổng hợp.
Báo cáo giao dịch khách hàng: Đây là nhiệm vụ cần xem xét lại trong quá trình khai báo định kỳ. Bao gồm việc cập nhật lịch hẹn và nội dung giao dịch khách hàng trong ngày (nếu có).
Kiểm tra và điều chỉnh công việc: Sử dụng ứng dụng kế hoạch tuần và checklist tuần để kiểm tra các nhiệm vụ. Đồng thời, xem lại các mục tiêu đã giao trong tuần qua Định hướng tháng & tuần để điều chỉnh lịch làm việc trong tuần cho phù hợp.
Cuối tuần: mọi nhân viên nên chạy lại dữ liệu khách hàng đặt hàng từ ứng dụng quản lý khách hàng, kiểm tra lại nội dung báo cáo tuần trong bảng ứng dụng kế hoạch để bổ sung hay cập nhật lại để giúp ban giám đốc hiểu rỏ việc mình làm
Hệ thống ứng dụng cần nắm:
Các ứng dụng dành cho kinh doanh cần nắm rõ và áp dụng:
1
Các Ứng dụng khác trên giao diện ERP:
1
Quy Định Công Ty
Là thông tin toàn bộ quy định- quy trình cơ bản trong quản lý hệ thống công ty IDECO mà mọi thành viên phải tuân thủ thực hiện đúng - cần xem và nắm rõ.
2
Ứng dụng Lập KPI
Chứa các bản lập KPI cho mọi vị trí - cần xem và nắm để triển khai cho đúng.
3
Ứng dụng Lập Kế Hoạch Tuần
Chứa cả báo cáo tuần: là ứng dụng mà mọi thành viên công ty phải thực hiện trong kỳ và tuân thủ chế độ.
4
Ứng dụng Định Hướng Tháng - Tuần
Là công việc cần luôn phải xem trong kỳ để triển khai công việc tại mọi vị trí được giao trong kỳ - ứng dụng này làm căn cứ lập kế hoạch tuần cùng với KPI và Checklist công việc để đặt mục tiêu.
5
Ứng dụng Dữ Liệu Khách Hàng
Chứa toàn bộ thông tin khách hàng khai thác - dữ liệu báo giá bằng ảnh - banner thuốc- dược mỹ phẩm: rất cần thiết cho kinh doanh áp dụng.
3. ĐỐI VỚI BỘ PHẬN KẾ TOÁN
Để đảm bảo tính đồng bộ, nhanh chóng và chính xác trong mọi hoạt động, bộ phận Kế toán cần tuân thủ các quy trình và yêu cầu sau:
Quản lý Checklist và Kế hoạch công việc
Tất cả nhân viên Kế toán phải chủ động thiết lập và quản lý checklist công việc theo nhiệm vụ được phân công. Đây là nguyên tắc cốt lõi giúp điều phối và đảm bảo công việc được xử lý hiệu quả.
Thường xuyên rà soát và cập nhật checklist để phù hợp với tiến độ và mục tiêu đề ra.
Đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ đã lên kế hoạch trong kỳ làm việc.
Báo cáo và Đánh giá Hiệu suất (KPI)
Việc tổng hợp số liệu báo cáo cho Ban Giám đốc và cập nhật KPI là yêu cầu bắt buộc, đảm bảo tính minh bạch và chính xác.
Thực hiện báo cáo nghiệp vụ kế toán trên hệ thống Misa.
Đảm bảo khai báo đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ phát sinh.
Nội dung này được xem là tiêu chuẩn đánh giá KPI cho tất cả nhân viên Kế toán.
Kiểm soát và Xử lý Nghiệp vụ
Thực hiện kiểm tra và giám sát chặt chẽ các hoạt động mua bán, thu chi, và chứng từ liên quan.
Kiểm tra và giám sát phiếu nhập/xuất kho, chứng từ, thủ tục khai báo ngay khi phát sinh hàng hóa và các nghiệp vụ khác.
Tất cả các nội dung này phải được tổng hợp và báo cáo định kỳ.
Đánh giá và Điều chỉnh Cuối tuần
Cuối mỗi tuần, bộ phận Kế toán cần thực hiện tự đánh giá và điều chỉnh kế hoạch công việc.
Đánh giá lại kế hoạch cá nhân và tổng thể của phòng ban.
Kiểm tra checklist công việc đã hoàn thành và điều chỉnh cho tuần tiếp theo để đảm bảo mục tiêu.
📚 PHÂN LOẠI NHÓM THÔNG TIN ĐÀO TẠO TỪ PODCAST MENU
Các bạn nhân viên xem danh mục tra cứu nội dung từ Menu PODCAST trên ERP
🧾 DANH SÁCH ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN  PHẦM PODCAST-VIDEO ( CHƯA GỒM PHẦN XEM SLIDE) 
MỤC A: HỘI NHẬP & TƯ DUY NỀN TẢNG (ORIENTATION & MINDSET)
MỤC B: QUY TRÌNH & PHỐI HỢP LIÊN PHÒNG BAN (COMPLIANCE & PROCESS)
MỤC C: NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN CHUYÊN SÂU (CORE ACCOUNTING DUTIES)
MỤC D: KỸ NĂNG & CẢNH BÁO LỖI (SKILLS & MISTAKE AVOIDANCE)
Made with